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Gut organisiert durch den Tag mit dem Stundenfahrplan

Wie strukturier ich meinen Tag und was ist heute eigentlich wichtig (und welche Dinge sollte ich neben den wichtigen Sachen noch erledigen)? Diese Frage stellen sich die Meisten von uns fast jeden Tag.

Die neuen Organisationstools helfen uns da teilweise nicht so weiter, wie wir es uns wünschen. So gut wunderlist & Co. auch sind, sind alte Hilfsmittel oft hilfreicher.

Die wenigsten von uns laufen mit einem "Chefkalender" durch die Gegend - verständlich, er ist ja auch sehr klobig. Das grundsätzliche Prinzip ist aber in der Tat extrem hilfreich. Aber um den Tag zu strukturieren und die wichtigen Dinge nicht aus dem Auge zu verlieren, brauchst Du nicht die oft unansehnlichen Chefkalenderformate und nicht zwingend ein etwas teureres Molescine-Modell.

Du kannst Dir dafür ein schönes Notizbuch anlegen. Es sollte möglichst im DINA 5 Format sein (bei kleineren Formaten bekommst Du ggf. zu wenig unter, bei grössen Formaten mutest Du Dir vielleicht zuviel zu und setzt Dich unnötig unter Stress).

Wie gehst Du nun vor, wenn Du ein schönes Notizbuch gefunden hast:

Du planst entweder am Abend vorher und morgens sehr früh Deinen Tag, indem Du In Deinem Notizbuch die Stunden mit jeweils Platz darunter, einträgst: (5, 6, 7 Uhr usw.). Der Aufbau ist also vergleichbar mit dem Chefkalender, wo die Stunden untereinander sind - allerdings nicht unbedingt so angepasst wie Dein Tagesrhythmus.

Alles was Du erledigen willst, wird verbindlich geplant

Nun trägst Du jeweils neben die Uhrzeit die Aufgaben, die Du in dieser Stunde erledigen möchtest. Bei mir stehen dort z.B. immer um 5 (also die Zeit von 5-6 Uhr) die Dinge, die gerne runterfallen, weil wir sie nicht als klassische To Dos ansehen, aber zu einem ausgeglichenen Leben gehören: Tibeterübungen, Yoga, Tee trinken, etwas lesen etc..

Wichtig ist, dass Du wirklich alles, was Du in dieser Stunde erledigen willst auch einträgst. So siehst Du schnell, ob die Stunde mit zuvielen Aufgaben gefüllt ist.

Bedenke bei der Planung Deine festen Termine, die Du hast (Kundentermine, Verabredungen, Bank-, Arzttermine usw.). Diese Zeit und auch die Fahrzeit von und zurück kannst Du im Regelfall nicht für Aufgaben verplanen.

Unangenehme Aufgaben werden über die Methode beser erledigt

Wir alle kennen das: Ein Telefonat, dass sich immer weiter in die Zukunft schiebt, eine lästige Aufgabe die man dann doch wieder nicht erledigt hat und auf dem nächsten (übernächsten, überübernächsten ...) Tag landet. Mit dieser Methode hilfst Du Dir, diese Prokastination zu überwinden. Du weisst, dass Du es heute erledigen solltest und legst die Zeit dafür fest (Dein Bauchgefühl wird Dir dabei helfen). Durch die verbindliche Abarbeitung Deiner festgelegten Aufgaben für die Stunden zwingst Du Dich dazu das zu tun. Du wirst Dich danach besser fühlen.

Kein schauen nach rechts und links

Auch bei dieser Methode muss Du diszipliniert sein. Lass Dich nicht ablenken, sondern arbeite Deine Aufgaben nach und nach ab. Plane Dir für die Abfrage Deiner Mails, Twitter und Co. ebenfalls feste Zeiten ein, so kommst Du nicht in die Gefahr, zwischendurch mal kurz zu gucken (das passiert besonders gern bei unangenehmen Aufgaben, die man dann dadurch wieder mal verschiebt - ups).

Packe Dir Deinen Tag nicht zu voll

Die alten, bewährten Prinzipien greifen auch bei dieser Methode: Die wichtigsten (und unangenehmsten) Dinge packe in die ganz frühen Stunden des Tages. Sind sie erledigt, gehst Du befreiter in den Tag.

Plane wirklich alles

Wie oben schon beschrieben, schreibe alles auf, eMail-Abfragen, Telefonate, aber auch die Dinge die wichtig sind um nicht nur die Arbeit "sondern dein Leben im Blick und Ausgleich zu haben": Yoga, Gebet, Lesen etc.. Dabei wirst du ggf. sehen, dass in der Stunde gar nicht mehr soviel Platz ist - du reduzierst damit automatisch deinen Streß.

Vom Stunde zu Stunde leben

Wenn du am Abend den folgenden Tag planst, planst du bei vielen Termine den Tagesbeginn vielleicht schon viel früher. Nun gehst du mit deiner Planung den Tag nach und nach weiter, machst Haken dran oder streichst die Aufgaben die du "ganz nebenbei" Stunde für Stunde erledigt hast - am Ende bleibt ein gutes Gefühl.

Bei dieser Strategie wirst du relativ schnell merken, ob du dir mal wieder zuviel vorgenommen hast und zügig erhältst du ein Gefühl dafür, wieviel du in eine Stunde legen kannst, ohne dich zu überfordern. Du übernimmst als Steuermann das Bord und lässt dich nicht hin und hertreiben. Planung hilft, Unangenehmes anzupacken (zu einer festen Zeit), auf den Ausgleich zu achten (vergiss nicht "die schönen Dinge bei der ganzen Arbeit") und am Abend ein gutes Gefühl zu haben, weil man auf einen Blick sieht, wieviel man bewegt hat.

Viel Spaß beim ausprobieren dieser Methode.


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