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Deine E-Mails sind zu lang





Original-Artikel “Your Emails are Too Long” von Leo Babauta, Zen Habits
in deutscher Übersetzung von Thomas Bagusche. Folgt ihm auf Twitter.
Zum Originalartikel von Thomas kommt ihr hier: http://zenmonkey.de/schnarcher/


“Wenn Du mir Deine Idee nicht auf die Rückseite meiner Visitenkarte schreiben kannst, dann hast Du keine klare Idee.” – David Belasco

“If you can’t write your idea on the back of my calling card, you don’t have a clear idea.” – David Belasco

Eines der schlimmsten Probleme, das ich sehe, wenn mir Leute E-Mails senden, ist erstaunlicherweise weitverbreitet: sie sind viel zu lang.

Ich bin ziemlich beschäftigt, aber wer ist nicht beschäftigt? Ich versuche zugänglich zu sein, aber wenn ich eine unglaublich lange E-Mail erhalte, werde ich auf keinen Fall schnell antworten. Wenn eine E-Mail kurz ist, werde ich eine Antwort rausfeuern sobald ich sie gelesen habe.

Warum also lange E-Mails senden?

Hier ist eine Regel: eine lange E-Mails ist niemals notwendig. Niemals.

Warum schreibe ich das? Ist es eine Tirade gegen die Menschen, die mir geschrieben haben? Nein, es ist ein generelles Problem, das ich in E-Mail sehe und ich hoffe, es wird den Leuten helfen effektiver zu schreiben.

Wie ich E-Mails nutze

Ich habe mal geschrieben, dass ich mit E-Mails abgeschlossen habe und sie nicht mehr nutze. Das ist nur zu 90% wahr. Ich nutze E-Mails noch in einem beschränkten Umfang – meistens für Leute mit denen ich zusammenarbeite (Partner, Designer, Druckereien, etc.) Ich beantworte auch E-Mails meiner Kunden (Rückerstattungen, Download-Probleme).
Für Feedback und Kommentare von Lesern nutze ich Twitter. Für die Kommunikation mit der Familie (wie meine Familie auf Guam und anderen Teilen der Welt) nutze ich Facebook (ich bestätige außer meiner Familie niemand anderes als “Freund/in” und habe weniger als 100 Freunde auf FB).

Mein E-Mail-Problem ist in diesem Sinne nicht ungewöhnlich in meiner Situation. Unabhängig davon, wie Du E-Mails nutzt, niemand dem Du E-Mails schreibst, will ein langes Essay lesen oder auf zehn Fragen antworten. Wir alle sind beschäftigt und wir alle schätzen unsere Zeit.

Wenn ich E-Mails schreibe, versuche ich durch alles schnell durchzukommen. Ich mag es nicht den ganzen Tag beim Schreiben von E-Mails festzustecken. Also gehe ich rein, lese und antworte oder archiviere/lösche und gehe raus.
Wenn mir jemand eine lange E-Mail schreibt, wird sie wahrscheinlich archiviert. Wenn ich unbedingt antworten muss, werde ich es vermutlich nicht am gleichen Tag erledigen.

Bitte beachte: dieser Artikel handelt nicht nur von mir. Er handelt von jedem, der beschäftigt ist und der seine Zeit wertschätzt. Wenn Du dieser Person eine lange E-Mail schreibst, sagst Du damit, dass Du ihre Zeit nicht wertschätzt und Du sagst, dass Du nicht durchdacht hast, was wichtig ist. Und Du reduzierst Deine Chancen eine Antwort zu erhalten.

Warum lange E-Mails nerven

Einige wenige knappe Begründungen:
Es dauert lange sie zu lesen. Ich habe nicht viel Zeit zu lesen und indem Du mir ein Essay schickst, sagst Du, Deine E-Mail ist wichtiger als die anderen Dinge, die ich zu lesen habe.

Es respektiert nicht meine Zeit. Wenn Du mir eine E-Mail sendest, stellst Du eine Anforderung an mein Zeitkontingent (zu lesen, verarbeiten, antworten). Wenn Du eine lange E-Mail schickst, dann hast Du sie nicht editiert. Du hast nicht entschieden, was am wichtigsten ist. In der Auswirkung sagst Du damit, dass ich das stattdessen tun soll. Du sendest damit die Nachricht, dass Deine Zeit wichtiger ist, als meine.

Du kommst nicht auf den Punkt. Was ist der Hauptpunkt, den Du anbringen willst? Was ist Deine wichtigste Frage? Spuck es aus oder es wird begraben.

Du fragst zu viele Fragen. Ich werde nicht in der Lage sein alle Fragen zu beantworten, ohne eine halbe Stunde meines wertvollen Tages dafür zu opfern. Also frag nicht so viele Fragen – frag nur ein oder zwei.
Ich werde nicht antworten. Wenn Du erwartest, dass ich die E-Mail sofort lese oder noch schlimmer, etwas für Dich zu tun – viel Glück dabei. Ich bin keine Diva, aber ich habe auch Dinge zu erledigen und kann mich nicht jeder langen E-Mail widmen. Und da gibt es viele von, nicht nur Deine.

Regeln für kurze, effektive E-mails

Ignoriere diese Regeln auf eigenes Risiko:
Beschränke Dich auf 5 Sätze. Nicht mehr. Ich habe das natürlich bei five.sentenc.es gestohlen und ich habe es über viele Jahre so praktiziert – es funktioniert. Üblicherweise versuche ich weniger als 5 Sätze zu schreiben.

Finde Deinen Hauptpunkt heraus. Wenn Du glaubst, dass Du mehr als 5 Sätze brauchst, dann hast Du das Schlüssel-Thema, welches du sagen willst, noch nicht ergründet.

Frage eine Sache. Frag nicht 10 Fragen, frag eine. Oder höchstens zwei. Du erhältst so viel eher eine schnelle Antwort.
Editiere. Wenn Du es auf 8 Sätze ausgedehnt hast, streiche 3.

Verlinke. Wenn Du auf Informationen verweisen musst, setze einen Link und verweise darauf ins Web.

Schreibe einen Artikel. Wenn die Information, die Du mitteilen willst noch nicht im Netz ist, schreib sie rein. Schreibe eine lange Antwort oder ein langes Dokument mit Hintergrundinformationen (dann editiere sie auf die wesentlichen Infos) und stell es online. Nutze Dein Blog oder eins der vielen Gratis-Tools um die Infos zu veröffentlichen. Schreibe eine FAQ-Liste, wenn es nützlich ist. Verlinke in Deiner E-Mail darauf.

Nebenbei – dieser Artikel ist ein Beispiel für die letzte Regel.




audible.de

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